為保證會(huì)議的成功，會(huì)前必須做好充分的準(zhǔn)備。會(huì)議順利與否，關(guān)鍵在于會(huì)前的精心策劃。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一般包括會(huì)議的發(fā)起、會(huì)議召開的時(shí)間和地點(diǎn)的選擇、會(huì)議的邀請，以及會(huì)議議程的擬定、會(huì)議文件的準(zhǔn)備和有關(guān)的技術(shù)性問題（如與會(huì)各國代表團(tuán)的座次安排、會(huì)議名稱的使用等等）。周密的準(zhǔn)備工作可為會(huì)議的成功奠定良好的基礎(chǔ)。
     從某種意義上說，會(huì)議的發(fā)起就是會(huì)議的醞釀過程。有關(guān)發(fā)起國家常常通過適當(dāng)?shù)耐饨煌緩?，事先同其他國家、特別是有關(guān)主要國家就擬議中的會(huì)議交換意見，聽取建議，以便對會(huì)議的召開達(dá)成一致或諒解。會(huì)議的議程、開會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、參加的國家等常常是各國討論、磋商的主要問題。

     1、制定請示報(bào)告
     我市有關(guān)單位如要與外國有關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)合舉辦國際會(huì)議或國際研討會(huì)、講習(xí)班等等，一般應(yīng)在與外國有關(guān)單位醞釀會(huì)議的目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)并達(dá)成初步意向之后，但還未做出口頭或書面承諾以前，提前半年以上申請有關(guān)報(bào)批手續(xù)（如舉辦意識(shí)形態(tài)方面的國際學(xué)術(shù)研討會(huì)，會(huì)議的內(nèi)容要慎重考慮）。主辦單位要向自己的上級主管部門寫請示報(bào)告。請示報(bào)告中要有如下內(nèi)容：

     要說明舉辦會(huì)議的起因、目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)；會(huì)議的有關(guān)費(fèi)用來源情況；主辦單位與國內(nèi)外有關(guān)單位初步達(dá)成了什么口頭意向；擬邀請什么國家或國內(nèi)外什么代表或?qū)W者參加會(huì)議；會(huì)議擬用的中英文名稱作為會(huì)議名稱以及擬用何種語言為會(huì)議語言；出席會(huì)議的代表須何時(shí)提供什么樣的論文；會(huì)議的初步議程；會(huì)議的禮賓安排；會(huì)議中可能會(huì)出現(xiàn)的外交或政治上的敏感問題，如有的會(huì)議出席者是來自非建交國家的等等。一般來說，在我市主辦國際會(huì)議，不邀請非建交國家參加，對非建交國家學(xué)者申請參加我市發(fā)起的國際會(huì)議，主辦單位應(yīng)予以婉拒。如確有必要與會(huì)，主辦單位要報(bào)市外辦經(jīng)省外辦報(bào)外交部審批。主辦單位要在請示報(bào)告中附上單位的通訊地址、電話和傳真號(hào)碼、以及聯(lián)系人等等。請示報(bào)告須逐級報(bào)主管部門并經(jīng)市外辦和省外辦審核后報(bào)省政府審批，任何單位不能越級報(bào)批。如需報(bào)中央或國務(wù)院各主管部門或歸口部門審批的，經(jīng)省委或省府同意后，由省直主管部門或省外辦直接上報(bào)中央相應(yīng)部門審批。待有關(guān)上級部門同意后，才能向國內(nèi)外代表發(fā)出邀請以及著手會(huì)議各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

     如果這個(gè)國際會(huì)議是由中央或省有關(guān)部門主辦，而會(huì)議地點(diǎn)選在我市，要求我市有關(guān)單位承辦國際會(huì)議，那么應(yīng)根據(jù)上級有關(guān)部門的要求做籌備工作。如果承辦此會(huì)議的經(jīng)費(fèi)需從市財(cái)政撥?？畹?、或需要市領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議或在會(huì)議上發(fā)言的、或需要市領(lǐng)導(dǎo)兼會(huì)議籌備委員會(huì)的某項(xiàng)職務(wù)的，承辦單位都要事先以文字形式向市政府報(bào)告或請示。

     2、成立籌備會(huì)議的工作班子成立籌備會(huì)議的組織委員會(huì)，選定有關(guān)負(fù)責(zé)人任委員會(huì)主任或委員，委員會(huì)下面根據(jù)實(shí)際工作需要設(shè)立幾個(gè)有關(guān)工作小組。

     3、會(huì)議的邀請

     邀請一般由會(huì)議主辦國發(fā)出，有時(shí)由非主辦國發(fā)出。在發(fā)出邀請信之時(shí)，應(yīng)附有一份擬議中的會(huì)議程序規(guī)則草案、會(huì)議議程和日程草案、會(huì)議注冊表、簡單的交通圖、并說明對參加會(huì)議的要求（如是否要交會(huì)費(fèi)、何時(shí)交，論文要何時(shí)寄到主辦單位，會(huì)議代表擬下榻何賓館，何時(shí)報(bào)到，在何日之前答復(fù)主辦單位是否要參加會(huì)議等等）。邀請信要闡明舉辦會(huì)議的目的和希望取得的結(jié)果。邀請信一般要在會(huì)前4個(gè)月發(fā)出。發(fā)邀請的范圍原則上要按會(huì)議組織原商定好的、我國有關(guān)部門批準(zhǔn)的范圍，不要隨意增加，的確需要增加的也須經(jīng)有關(guān)上級部門批準(zhǔn)后方能增加。

     4、擬定接待計(jì)劃

     各項(xiàng)籌備工作基本就緒后，主辦單位或者是中央、省有關(guān)部門主辦而由我市承辦的單位要做的事情就是制定接待計(jì)劃報(bào)有關(guān)部門審批，然后發(fā)送給有關(guān)單位。接待計(jì)劃要說明會(huì)議的基本情況、接待方針、禮賓規(guī)格及各項(xiàng)活動(dòng)安排。計(jì)劃內(nèi)容包括對國內(nèi)外會(huì)議代表的迎送，市領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見宴請，會(huì)議議程（尤其是開幕式和閉幕式的議程），會(huì)議代表的食宿行安排，會(huì)外參觀活動(dòng)安排，安全警衛(wèi)，新聞報(bào)道，聯(lián)檢禮遇，費(fèi)用開支來源等。上述各項(xiàng)要在接待計(jì)劃中說明清楚，并附上會(huì)議議程、開幕式議程、閉幕式議程及會(huì)議代表名單。

     5、召開協(xié)調(diào)通氣會(huì)

     如果會(huì)議規(guī)模比較大，參加會(huì)議的人多，需要有關(guān)的部門配合協(xié)調(diào)，主辦單位則應(yīng)召集與本會(huì)議有關(guān)的單位（如學(xué)術(shù)部門、聯(lián)檢部門、服務(wù)部門、交通部門、公安警衛(wèi)部門等）開會(huì)，通報(bào)籌辦此會(huì)議的有關(guān)情況及討論需要各有關(guān)單位相互協(xié)調(diào)的事情。